Assistant(e) au chef de bureau

• Contacts avec les visiteurs et le personnel, l'arrangement de rendez-vous et réu-nions, le cas échéant, interprétariat, mise au point des talking points du Chef de Bu-reau, et rédaction des procès-verbaux de réunions.
• Renseignements généraux, compilation et préparation des documents d'information et de matériel de présentation, des discours et des documents pour les réunions et les missions.
• Traduction des correspondances simples, en cas de besoin.
• Soutien administratif à des conférences, des ateliers, des retraites.
• La collecte d'informations pour les DSA, les agences de Voyage et d'autres en-quêtes administratives, le soutien à l'organisation des services communs.
• Maintenir un bon système de dépôt des dossiers et veiller à en assurer la garde et la confidentialité.
• Extraire et compiler les données provenant de sources diverses.
• Assurer le suivi des délais, des engagements et mesures pris, coordination de la collecte et de la présentation des activités du Bureau de Terrain.
• Assistance à la préparation du budget, et à la fourniture d'informations nécessaires aux audits.
• Assister les Ressources humaines dans les records de congés et présence de staffs internationaux.
• Maintenance des fichiers et des documents pertinents au bureau de Terrain.

• Les principaux résultats ont un impact sur l'efficacité du Bureau de Terrain en particulier et du Bureau PNUD RDC en général.
• Le développement des capacités grâce à l'encadrement, le suivi et la formation continue, en travaillant avec (y compris la supervision) le personnel national ou homologues de la contrepartie (gouvernementale ou non-gouvernementale, y compris les partenaires d'exé-cution (IP);
• La perspective de l'âge, le genre et la diversité (AGD) est systématiquement appliquée, in-tégrée et documentée dans toutes les activités tout au long de ‘affectation
• Un mot sur les résultats concernant le volontariat pour la paix et le développement pen-dant l’affectation, comme par exemple le nombre de volontaires mobilisés, participation aux activités et contribution au développement des capacités.

• Excellentes compétences rédactionnelles, orthographe irréprochable, esprit analytique

• Maîtrise des programmes informatiques de la suite MS Office
• Parfaite maîtrise du français et du swahili . Une bonne compréhension écrite et orale de

• Capacité à organiser des évènements publics,

• Exigences requises pour l’utilisation de l’outil informatique :
• MS Word , Excel et Powerpoint.

• Intégrité et professionnalisme: fait montre d’une expertise dans le domaine de spécialité et d’une capacité d’appliquer un bon jugement; niveau d'autonomie très élevé, de l'initiative personnelle et la capacité de prendre ses responsabilités; la volonté d'accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant largement son pouvoir discrétionnaire, l'impartialité et la neutralité; capacité à gérer l'information de façon objective, précise et confidentielle; spontané et ayant un sens de service.
• Responsabilité: mature et responsable; capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l'organisation.
• Engagement à l'apprentissage continu: fait montre d'initiative et de volonté d'apprendre de nouvelles compétences et se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d'expertise; capacité d'adaptation aux changements qui surviennent dans l'environnement de travail.
• Planification et organisation: fait montre d’efficacité organisationnelle et des compétences et de la capacité à gérer un grand volume de travail d'une manière efficace et contribue à la résolution des dans les délais; capacité d'établir des priorités et à planifier, coordonner et suivre son (propre) travail; capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignantes, et de gérer plusieurs projets / activités.
• Le travail d'équipe et le respect de la diversité: aptitude à travailler efficacement avec les autres secteurs/unités au sein de l’organisation; aptitude à établir et maintenir des rapports de travail harmonieux dans un environnement multi-culturel, multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité et de l'égalité;
• Communication: fait montre de compétences interpersonnelles; de bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité d’écrire des rapports clairs et concis; capacité d'effectuer des présentations, des options d'articuler et de positions de façon concise; capacité à prendre et défendre des recommandations; capacité à communiquer et faire preuve d'empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; capacité à garder son sang froid et rester utile envers le personnel, tout en étant objectif, sans montrer l'intérêt personnel; la capacité de transférer des informations et des connaissances à un large éventail de différents groupes cibles;

• Flexibilité, adaptabilité et capacité et la volonté d'opérer dans les environnements difficiles, distants et potentiellement dangereux pour de longues périodes, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, et notamment de fréquents déplacements au sein de la zone d'opérations; la volonté d’être deployé/transféré à d'autres lieux d'affectation dans la zone d'opérations, si nécessaire;

• Un engagement véritable envers les principes des affectations des volontaires, qui comprend la solidarité, la compassion, la réciprocité et l'autonomie; et l'engagement envers les valeurs fondamentales de l'ONU.

• Administration
• Social work
• Legal affairs

United Nations